Een personeelshandboek staat al snel vol met informatie. Van arbeidsvoorwaarden tot gedragsregels en van verzuimbeleid tot declaratierichtlijnen. Logisch, want je wilt natuurlijk dat alles erin staat wat relevant is. Maar pas op dat je handboek geen onleesbare brij aan tekst wordt. Hoe overzichtelijker, hoe beter.
Zorg daarom voor een heldere structuur met duidelijke kopjes en subkopjes. Gebruik korte alinea's en opsommingen om de tekst te breken. Voeg een inhoudsopgave toe, zodat medewerkers snel kunnen vinden wat ze zoeken. En denk ook aan de opmaak: rustig lettertype, voldoende witruimte en niet te veel poespas. Alles om het scannen en lezen van de tekst zo makkelijk mogelijk te maken.
Natuurlijk wil je in een personeelshandboek volledig en correct zijn. Maar dat betekent niet dat je in ingewikkeld juridisch jargon hoeft te vervallen. Integendeel: hoe begrijpelijker de taal, hoe beter het handboek wordt gelezen en onthouden. Dus weg met die lange, formele zinnen en moeilijke woorden.
Schrijf actief, direct en concreet. Gebruik voorbeelden om abstracte zaken te verduidelijken. Leg afkortingen en vaktermen altijd uit. En stel je tijdens het schrijven steeds de vraag: "Is dit duidelijk voor iemand die net in dienst komt en nog niks van ons bedrijf weet?" Zo niet, herschrijf het dan in eenvoudigere bewoordingen.
Een personeelshandboek is misschien niet het meest sexy document. Maar met enkele visuele elementen kun je het een stuk aantrekkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan je huisstijlkleuren en -lettertypen. Voeg jullie bedrijfslogo toe voor een professionele uitstraling. Gebruik relevante iconen en afbeeldingen om de tekst te ondersteunen. En overweeg infographics of visuals voor het uitleggen van complexe zaken, zoals de organisatiestructuur.
Wees hierin wel behoudend. Te veel plaatjes en kleurtjes leiden alleen maar af. Een stijlvolle, rustige opmaak werkt het best. Je kan overwegen hiervoor een DTP'er of grafisch vormgever in te schakelen. Zij weten namelijk vaak precies hoe ze van jouw handboek een professioneel en prettig leesbaar document kunnen maken.
Beleid en regels zijn vaak vrij abstract. Voor medewerkers is het dan lastig om te bedenken wat het concreet voor hen betekent. Bijvoorbeeld bij een kledingvoorschrift als "representatieve kleding". Wat houdt dat precies in? Zijn spijkerbroeken toegestaan? Sneakers? Praktische voorbeelden maken dit soort richtlijnen een stuk duidelijker.
Neem daarom in je personeelshandboek verschillende voorbeelden op. Geef bijvoorbeeld bij verzuimregels een concrete situatie van hoe te handelen bij ziekte. Verduidelijk de regels voor social media gebruik met do's en don'ts. En som bij een kledingcode specifieke kledingstukken op die wel of niet zijn toegestaan. Zo weet iedereen precies waar hij aan toe is en voorkom je een hoop verwarring en discussie.
Een personeelshandboek is alleen waardevol als medewerkers het ook daadwerkelijk gebruiken. Het opstellen en mooi opmaken is niet genoeg. Je moet er ook voor zorgen dat mensen het handboek snel en makkelijk kunnen vinden en raadplegen. Zowel bestaande medewerkers als nieuwe collega's die tijdens hun inwerkperiode veel vragen hebben. Toegankelijkheid is key.
De meest gebruiksvriendelijke optie is een online handboek. Zet hem op jullie intranet of personeelsportaal, op een plek die voor iedereen bereikbaar is. Maak verschillende downloadopties, zoals PDF en e-book, zodat medewerkers het altijd en overal kunnen lezen. Communiceer regelmatig over het bestaan en vindplaats van het handboek. En overweeg een korte video te maken die uitlegt hoe je dingen in het handboek kunt opzoeken.
Een goed personeelshandboek is het visitekaartje en de ruggengraat van je organisatie. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt en hoe dingen werken binnen het bedrijf. Bovenstaande tips helpen je om een personeelshandboek te maken dat niet alleen volledig is, maar ook begrijpelijk, aantrekkelijk en toegankelijk.
Dus aan de slag! Verzamel alle relevante informatie, structureer het geheel, schrijf heldere teksten en geef voorbeelden. Laat het mooi opmaken en zet het online. Maak van jullie personeelshandboek een levend document dat iedereen graag en vaak raadpleegt. Geloof ons, die investering betaalt zich dubbel en dwars terug in goed geïnformeerde en betrokken medewerkers.
En vergeet niet, een personeelshandboek is nooit af! Zorg ervoor dat het personeelshandboek actueel is en aansluit op de laatste wet- en regelgeving. Dat maakt het personeelshandboek nóg relevanter.
Heb je vragen over
het opstellen van een personeelshandboek? Of kan jouw handboek wel een opfrisbeurt gebruiken? Wij ondersteunen je graag om jouw personeelshandboek helemaal klaar te maken voor morgen!
